Chargé/Chargée d'accueil et de gestion administrative (H/F)PSA 31

Chargé/Chargée d'accueil et de gestion administrative (H/F).

Missions du poste :
• Accueil et gestion des inscriptions
Accueillir et renseigner le public sur la programmation et les procédures.
Expliquer les différentes formes d'adhésion et valoriser les activités.
Vérifier les demandes d'inscription et enregistrer les paiements.
Recueillir la satisfaction des adhérents et des intervenants.

• Suivi et organisation des activités
Planifier les ouvertures de cours et gérer les inscriptions.
Organiser la logistique (réservation des salles, matériel pédagogique).
Accueillir les intervenants et les adhérents, éditer les feuilles de présence.
Suivre la participation et la satisfaction des adhérents.

• Élaboration et mise à jour du programme
Participer à la création de la programmation et à l’élaboration de la plaquette annuelle.
Mettre à jour l’outil de gestion (EBOO), enregistrer les nouveaux intervenants, les activités
 • Communication et événements
Participer à l'organisation des événements : portes ouvertes, conférences, colloques.
Préparer la logistique d’accueil et d’inscription pour ces événements.

• Travail en équipe et cohésion
Participer à la bonne circulation des informations.
Travailler en étroite collaboration avec l’équipe, les bénévoles et la direction.
Apporter un soutien ponctuel en cas de besoin.

Caractéristiques du poste :
Poste CDD de 8 mois, renouvelable en CDI ( fermeture estivale pendant 4 semaines). Prise de fonction dès que possible.
Poste de 24h à 28h/semaine ( à définir).

La.e chargé(e) d’accueil et de gestion administrative tient des permanences sur site à ALBI ( 2 jours ) et à CASTRES ( 1 jour) ( modulable), frais de déplacement.
Missions réalisées en étroite relation avec la Direction et l’équipe des administrateurs dirigeants.
L’activité comprend des variations de la charge avec un pic d’activité au moment de la rentrée et en fin d’année scolaire. Elle implique une capacité à organiser son travail, à faire face à des aléas et trouver des réponses inédites pour permettre la réalisation des activités dans de bonnes conditions.
Les congés payés sont nécessairement pris pendant les vacances scolaires.
Rémunération selon la convention collective ECLAT, groupe C et reconstitution de carrière.

Formation supérieure Bac +3 souhaitée, dans le secrétariat, l’assistance de direction, l’animation de territoire ou l’évènementiel, la communication.
Expériences souhaitées dans le secteur de l’éducation populaire ou le secteur culturel
Connaissance du milieu associatif et institutionnel
Capacité d’organisation, de gestion, d’analyse, de travail en équipe
Qualités relationnelles, d’écoute, autonomie, prise d’initiative, rigueur
Maîtrise de la bureautique, des outils de visioconférence, formation interne assurée sur notre logiciel professionnel.